Tem um Big Brother na empresa?

Se sim, significa que tem dificuldade em delegar e pouca confiança nos processos que existem na sua empresa.

Vemos por vezes em certas empresas algum receio em delegar acções e funções, havendo sempre uma necessidade de controlo apertado sobre todos os mecanismos na empresa. Alguns desses receios são fundamentados, por via de alguns desalentos no passado, mas outros são exagerados.

Sendo completamente adeptos da existência de sistemas de medição, não o somos do controlo absoluto que assume por vezes um aspecto de guerrilha!

Mas será que o Big Brother pode ser substituído por outra acção ou método, menos intrusivo e mais simpático?
Existem, de facto, várias maneiras de controlar sem abusar, de delegar sem abdicar e de unir a empresa e as equipas sob o mesmo método. Podem assumir formas mais ou menos elaboradas, mas têm sempre o mesmo objectivo, que é o sucesso da empresa, a organização e o aumento de produtividade.

O que precisamos de construir?

• Criar sistemas de metodologias, processos, procedimentos e workflows que permitam saber como fazer mais de 80% das acções de uma empresa
• Criar os sistemas de medição e de correcção
• Explicar à equipa o porquê de os criar

Começando pelo final…

Como vender uma certificação ou organização à equipa?

Vai precisar da ajuda de TODOS quando avança para um sistema de certificação ou qualquer tipo de estrutura com métodos e procedimentos, por isso o ideal é pedir a ajuda de TODOS para o sucesso do projecto.

Qualquer tipo de organização tem grandes vantagens que precisam de ser ventiladas a toda a equipa:

• Vai permitir evitar a perda de tempo com actividades menos produtivas e desnecessárias
• Vai poder aferir os passos dos processos que cruzam departamentos e como poderemos trabalhar melhor em equipa
• Consegue-se uma avaliação dos processos mais rigorosa e justa e de cada colaborador
• Vai permitir aprender com os erros, tornando cada departamento mais eficaz, pois há uma “rastreabilidade” maior dos processos fundamentais da empresa

Processo de Certificação

Tendo passado por vários e ajudado equipas a atravessar este processo, somos apologistas de envolver toda a equipa na acção, de dar a entender o que pode ser melhorado com a certificação, não só para a empresa, mas também para cada um e, em especial, para os Clientes.

• Avise TODOS os seus colaboradores que vão avançar neste tipo de “empreitada”;
• Crie um grupo de trabalho que envolva pelo menos uma pessoa de cada departamento e que reúna a um dia específico;
• Preocupem-se em descrever o que fazem na realidade e não o que gostariam de fazer. Os pontos de melhoria vêm depois e não à cabeça e este desejo em “já agora fazer como deve ser” normalmente cria grande entropia. Não se esqueça que depois terá de justificar e mostrar o que faz aos auditores;
• Treine vários processos de auditoria interna e contrate ajuda, se possível;
• Estejam calmos durante a auditoria!

Procedimentos e Workflow

Nem sempre o desejo é a Certificação ou Acreditação. Muitas empresas pretendem apenas uma uniformização de procedimentos ou processos existentes para que todos se orientem pelos mesmos padrões de performance e todos saibam o que devem fazer e quando.

É um processo semelhante ao anterior, mas menos elaborado em termos de passos de acção. De qualquer forma, envolvendo toda a equipa neste projecto, não só consegue organizar e estruturar a empresa mais rapidamente, como também termina a tarefa mais depressa!

E o que se faz a seguir ao trabalho todo?

O problema que observamos muitas vezes é a não concretização de acções que levem a Certificação ou a Organização a outros patamares.

Estes projectos não podem ser coisas separadas no tempo, sem continuidade e sem entusiasmo de melhoria.

Por isso nunca se esqueça:

• Crie indicadores que permitam medir os processos criados e aferir o que corre bem e deve ser premiado e o que não está a acontecer como previsto e precisa de ser melhorado;
• Os procedimentos ou a Certificação não podem ser dossiers escondidos nas prateleiras, documentos “mortos” e sem validade. Têm de ser constantemente revisitados e aferidos para que se possa melhorar sempre e não apenas algo de que nos lembramos um mês antes das auditorias anuais!
• Melhoria contínua! É sempre possível melhorar o que já está feito, nem que seja passar a fazê-lo mais rapidamente ou com um sorriso nos lábios!