Gosta de fazer reuniões com a sua equipa?

Realizar reuniões, se sim, é porque o processo está instituído e é considerado como positivo para todos.

Se não, então ou não tem reuniões, ou são sempre iguais, sem ideias, sem participação, sem conclusões de qualquer espécie.

Mas valerá a pena reunir com a equipa?

Provavelmente é o tipo de acção que, como coaches, mais frequentemente implementamos. Infelizmente, são ainda muitas as empresas que não entendem a ferramenta poderosa que pode ser uma reunião de equipa. Verificamos também que muitas empresas que já o fazem parecem não obter os resultados esperados e/ou mantêm as reuniões por instituição ou abandonam o hábito.

As reuniões de equipa, quando bem esquematizadas, podem ser muito poderosas. Mas então qual o segredo?

Para quem já as faz e para quem as vai implementar, junto seguem alguns conselhos, normas e dicas para garantir reuniões produtivas e dinâmicas.

– Antes de tudo… estabeleça as Regras. Parecem desnecessárias para um ambiente informal e de brainstorming, mas as regras são necessárias. A honestidade, acima de tudo, a aceitação de todas as ideias como válidas numa primeira fase, a obrigação da participação de toda a equipa, entre outras;

– A existência de um pequeno castigo quando ocorre o não cumprimento das regras enumeradas anteriormente. Por exemplo, dar 0,50€ por cada quebra de regras. Ao fim de um determinado tempo, esse montante pode ser doado;

– Certifique-se de que há uma agenda bem definida e tempos para cada apresentação. Em condições ideais, esta agenda deverá ser entregue na véspera da reunião. Dê sempre a oportunidade de todos participarem e terem o seu pequeno “tempo de antena”;

– Mantenha a frequência da reunião, ou seja, sempre no mesmo dia à mesma hora. Este tipo de acção tem de passar a ser considerado como um hábito;

– Mantenha a reunião o mais informal possível e, se possível, divertida. Mantenha a frequência, mas altere o local, podendo ser feita num espaço dentro da empresa ou fora. Se a equipa não tiver uma dimensão significativa, aproveite os dias de sol e tenha a reunião numa esplanada;

– Quanto aos temas, faça o possível por sugerir os temas com alguma antecedência. As pessoas têm mais tempo para se preparar;

– Escolha sempre alguém para fazer uma mini acta de reunião, que depois se partilhe com todos os participantes. Apoia a responsabilização e mantém a motivação da equipa;

– Deixe sempre algo para a reunião seguinte. É impossível resolver todos os pendentes num só dia. Deixe sempre algo para poder fazer na próxima acção de equipa. Um pequeno trabalho, um desenvolvimento de alguma acção, um resultado esperado, etc. É importante que a equipa entenda a dinâmica e que existe mais que aquele momento de partilha;

– Elogie as boas ideias e partilhe com o grupo os resultados de outras já implementadas. Todos querem saber se as suas ideias foram aproveitadas e qual o retorno das mesmas para a empresa.

E tudo isto em 60 minutos ou menos.

Lembre-se de que quantidade não é qualidade, mas, se necessário, deixe um tempo para a descontracção. Não alimente quezílias nem pequenos conflitos. Estes deverão ser resolvidos fora da reunião.

E boas reuniões!

Vamos, imprima uma nova dinâmica à sua Empresa!