Sofre de F.T. (Falta de Tempo)?

Sendo que por F.T. se deve entender Falta de Tempo!

Muitas pessoas queixam-se de que não têm tempo para nada. Mas querem mais horas do dia para trabalhar ou para poder VIVER?

O mundo perfeito seria aquele em que todos os nossos clientes, amigos, fornecedores, colegas e demais pessoas, se regessem pelo nosso calendário do Outlook! Mas o nosso mundo não é assim e para além de horas de aberturas e fechos de empresas, mais e menos alinhadas com a sua, negócios com vários fusos horários de diferença e cada vez mais a necessidade de conseguir aumentar a produtividade e rentabilidade, vamo-nos deixando levar pelo relógio.

A gestão do tempo é um desafio para qualquer equipa, mas será assim tão impossível? Quando reunimos com empresas e com os colaboradores, procuramos abordar o TEMPO de um modo diferente, sem pressões e, acima de tudo, entendendo que cada um de nós tem uma maneira diferente de gerir o seu tempo.
Somos todos diferentes nesta área e uns preferem visualizar a agenda, enquanto outros usam e abusam de post its ou então de listas de Pendentes.

Mas então, como poderemos, de modo simples, apoiar a gestão do tempo de cada um?

A primeira coisa é vermo-nos livres dos vampiros do tempo, que nos sugam minutos atrás de minutos e segundos atrás de segundos! Sabe aquelas pessoas que passam pela porta do gabinete a pedir “um minutinho”, ou que nos telefonam a dizer que é só um instante, mas precisam da nossa ajuda?

Se todos esses minutos fossem somados, ficaria surpreendido, pois o problema não é apenas a interrupção, mas também o tempo que demora a voltar a concentrar-se e a focar-se no que estava a fazer e teve de interromper.

Para além de se livrar dos vampiros do tempo, tem ainda de pensar que cada um de nós tem vários papéis, porque está incluído em várias equipas. Assim, somos colegas, chefes, amigos, pais, mães, familiares, desportistas, preguiçosos, leitores, apreciadores de arte, cinema ou teatro, entre muitas outras coisas. Todas estas dinâmicas do EU são importantes e têm de ser contempladas no nosso dia-a-dia e na forma como organizamos o nosso dia.

O que não falta no mercado são livros excelentes de gestão de tempo, desde o Covey, passando por outros que nos ensinam a só trabalhar 4 horas por semana. Faltam ainda, no entanto, livros com uma temática em particular: Como “matar” a preguiça!

Quantas vezes reúne com a sua equipa no horário previsto? E a reunião demora o tempo que estipulou? Chega cedo às visitas com os clientes? E avisa o seu cliente da duração da reunião? Tem a certeza de que não perde tempos infinitos à conversa no corredor? E no café? Então como nos disciplinar?

Como disse no início, as maneiras que abordamos com as equipas são muitas e precisam de ser absorvidas e depois aplicadas por cada pessoa à sua maneira. A disciplina é fundamental para o sucesso, assim como a noção de que não se consegue a 100% manter a agenda prevista. Dê um prémio a si mesmo se 60% for cumprido!

Assim, a grande missão é roubar tempo ao tempo para podermos conseguir fazer tudo o que pretendemos.

1.Veja o tempo útil do seu dia de trabalho como GELO. A sua missão é vender a maior quantidade de gelo antes de este derreter. Quanto mais vende, mais dinheiro ganha, e tem um prazo para o fazer, antes que o gelo se transforme em água.

2. Faça durante uma semana o seu diário de bordo, ou seja, registe num papel tudo o que faz, desde que seja algo que demore mais de 5 minutos. Inclua todas as actividades produtivas e não produtivas. Ficará surpreendido com a quantidade de tempo que passe em acções pouco produtivas.

3. Tenha um diário por defeito. Ou seja, marque tempos na sua agenda com as actividades que pretende fazer, como reuniões de prospecção, visitas a clientes, reuniões com equipa, mas não se esqueça de outros como a ginástica, o tempo para aprender, o tempo de planeamento estratégico, e guarde sempre uns buracos para imprevistos.

4. Tenha uma lista de pendentes e de To Do’s. Todos os dias veja a lista de manhã e ao final do dia.

5. “Engula um sapo todos os dias”. Aposto que há funções ou actividades que gosta mais de fazer que outras. Experimente começar todos os dias pela que mais detesta! Assim, “come o sapo”, mas fica livre para o resto do dia.

6. Partilhe a sua agenda com a da sua equipa. Se todos tiverem uma ideia do que se passa e das acções de cada um, promovem mais respeito uns pelos outros.