Sistematização: Porquê?

Para que interessa sistematizar uma empresa? Por que insistimos para se fazer um Manual de Procedimentos para depois ninguém o utilizar? Será que vale mesmo a pena?

Todos os dias perdemos muito tempo a repetir tarefas de rotina, a pedir instruções aos colegas de como se faz determinada ação, ou qual é a maneira correta de organizar a documentação.

Estudos consideram que cerca de 80% dos procedimentos que temos na empresa são de rotina, ou seja, tarefas repetitivas, sem grande diversificação e pouco individualizadas. Por outro lado os 20% que faltam são de tarefas consideradas exceções, como o aprimorar determinada proposta, fazer uma atenção especial ao cliente, no fundo, tudo o que foge à rotina mas que faz o nosso serviço único e os nossos clientes sentirem-se especiais.

As coisas mais simples são geralmente as mais corretas e fáceis de utilizar, mas como podemos então começar este trabalho?

Este é o plano de ação que normalmente propomos às empresas com quem trabalhamos:

1. Registe todas as funções de cada colaborador. Se possível, peça ajuda aos seus colaboradores para o fazer;

2. Registe todas as ações ou funções rotineiras e elabore um dossier com uma cópia de cada uma delas, como por exemplo:

• Template de Propostas Base
• E-mails de agradecimento a clientes ou fornecedores
• E-mails de follow-up up de algum acontecimento
• E-mails de Aniversário, Natal ou outra ocasião especial
• Instruções para todos os equipamentos existentes
• Listagem de economato atualizada semanalmente com as faltas
• Criação de um processo único pelo qual passam todos os seus clientes
• Manutenção da base de dados dos clientes, atualizadíssima
• Manutenção de contacto regular com clientes antigos

Entre outros…

3. A sistematização não tem de ser uma tarefa penosa. Motive a colaboração da sua equipa, afinal, são eles que contribuem também para terem mais tempo e serem mais produtivos;

4. Em reuniões da equipa pensem em mais tarefas que possam ser sistematizadas, e avaliem os sistemas já implementados pelo menos 2 vezes por ano;

Existe uma regra que diz. Faz uma tarefa sem a descrever e estás condenado a repeti-la. Se o faz, perde tempo e dinheiro.

Para além de sistematizar as funções ou procedimentos, existem outras áreas que podem ser alavancadas. Lembre-se de que o objetivo principal é poupar tempo e aumentar a produtividade.

• Considere o apoio de uma central telefónica, que possa filtrar as suas chamadas
• Registe todo o equipamento novo, a data de entrada e de manutenção
• Reserve sempre orçamento para remodelação de parque de máquinas
• Faça consultas aos vários operadores de comunicações e peça propostas
• Aposte em serviços de comunicação gratuitos como o Skype ou o ZOOM.

Garanta sempre o envolvimento da equipa. É um trabalho que exige um pouco de todos, mas só tem de o fazer uma vez! Depois, apenas aconselhamos a rever os sistemas semestralmente ou anualmente, dependendo dos casos.

Essa revisão é sempre mais rápida!

Abordámos a sistematização em traços gerais. Para cada empresa preocupamo-nos sempre em particularizar, em arranjar a melhor metodologia para o fazer, em definir as metas e prazos para o trabalho e em garantir acima de tudo que as empresas ficam com um sistema robusto, de fácil consulta, partilhado por todos e que, de facto, faça aumentar a produtividade.