Será que o segredo da Gestão de Tempo está nos 80-20?

80/20 e a gestão de tempo?

A observação, em 1906, do economista italiano Vilfredo Pareto de que 80% da terra (na altura a fonte de riqueza) em Itália era detida por 20% das pessoas resultou ao longo do tempo na ideia generalizada de que, nos negócios, 80% das vendas vêm de 20% dos clientes.

Todos constatamos hoje que este princípio pode ser aplicado de forma transversal a outros aspetos do meio empresarial. Ou nunca se deu conta de que sensivelmente 80% das suas vendas são asseguradas por 20% dos seus comerciais, que 80% das reclamações vêm de 20% dos clientes, e que 80% dos resultados provêm de 20% do tempo investido?!

Efetivamente, se a maioria dos resultados provém daquilo que fazemos só uma pequena percentagem do nosso tempo, o que nos impede de nos focarmos nas atividades que produzem estes resultados, em vez de naquelas que meramente nos fazem consumir tempo?

Parece simples, mas às vezes não é fácil diferenciar o que nos leva mais longe… E acabamos por deixar que uma espreitadela para ver as últimas selfies dos amigos no Facebook, as pop-ups do e-mail ou o <alt><tab> para ir ver o resultado do futebol nos desviem da rota de produtividade…

20% vitais e 80% triviais

O princípio de que 20% de qualquer coisa é responsável por 80% dos resultados, ficou conhecido pelo Princípio de Pareto ou Regra dos 80/20.

Aplicando de forma mais generalizada, na Gestão de Projetos 20% do trabalho (os primeiros 10% e os últimos 10%) consome 80% do tempo e dos recursos, 20% do stock ocupa 80% da área de armazenagem, 80% do stock provém de 20% dos fornecedores.

Do mesmo modo, 20% dos colaboradores irão causar 80% dos problemas e o trabalho dos outros 20% permitirá explicar 80% dos resultados produtivos.

Assim sendo, o esforço e a recompensa andam desequilibrados e a relação causa efeito não é diretamente proporcional – a maior parte do que se faz tem pouco impacto e apenas uma pequena parte produz resultados massivos.

Para qualquer líder ou gestor, a regra dos 80/20 permite dar o sentido de foco nos 20% que efetivamente importam. Sabermos que de toda a ação que empreendemos diariamente apenas 20% importa dá que pensar… É que estes 20% produzem 80% dos resultados de cada um.

Quando a urgência diária chegar e nós formos tentados a ativar o modo bombeiro, vulgo “apaga-fogos”, só nos temos que lembrar dos 20% em que nos devemos focar! Se alguma coisa tiver que derrapar para o dia a seguir ou ficar fora da agenda, que não pertença a estes 20%…

Uma ferramenta eficaz de Gestão de Tempo?

O princípio de pareto não é mais do que uma guideline para investirmos mais tempo em sermos produtivos e, mesmo para quem não é um amante de matemática, não é tanto pela acuidade dos números, mas pela importância de nos focarmos naquilo em que investimos só uma pequena percentagem de tempo.

E se para desenvolver qualquer tarefa ou projeto, ou trabalhar seriamente um objetivo seguisse essa regra? Aqui ficam algumas dicas:

• Comece pelo fim, pensando no que pretende
• Estabeleça as metas intermédias para lá chegar
• Estabeleça prioridades e desenvolva as ações na ordem certa
• Questione-se sempre sobre a relevância do passo seguinte
• Faça destas dicas um ciclo, até a tarefa estar concluída

Parece simples, mas porque é que o princípio de Pareto nos passa tanto ao lado?

Procrastinar será a resposta? Valorizamos as emoções e temos aquilo de que gostamos como ratoeira?

Será que se trabalhássemos apenas 20% do tempo teríamos, ainda assim, 80% dos nossos resultados? Faz pensar, e muito!

Vamos a alguns truques, fundamentais na gestão eficaz do nosso tempo:

• Bloqueie 1,5 horas das suas 8 horas de trabalho diário para estar concentrado nos projetos prioritários e não permita ser interrompido;
• Elimine 80% das interrupções. Garanta que os outros respeitam o seu tempo; o que é urgente para eles pode não ser urgente para si ou para os resultados da empresa. Quando respeitamos o tempo dos outros, eles também tendem a respeitar o nosso;
• Quando preparar a sua lista de tarefas, das 10 coisas que lá colocar, escolha as 2 que terão impacto significativo e comece por essas – “first things, first!”;
• E, já agora, olhe à volta para o seu espaço no escritório. O que lhe reduz o foco, quantas pastas e papelada proliferam? Às vezes rodeamo-nos de tanta “tralha”, que nos faz lembrar o nosso armário da roupa lá em casa, ou não usa 20% da sua roupa 80% do tempo?
• E se 80% dos resultados decorrem do nosso trabalho com uma minoria de clientes, não trate os clientes todos por igual, nem invista em cada um o mesmo tempo. Defina uma estratégia comercial específica para os top 20% e, muito provavelmente, chegou a hora de desinvestir nos que não o levam mais longe…

Escolha tomar o controlo da sua vida e da gestão do tempo, e olhe que isto não é válido só em termos profissionais…

Faça por não se deixar boicotar… é que, lamentamos dizer, mas geralmente fazer o que é efetivamente importante e necessário é menos divertido do que fazer tudo o resto!