As suas reuniões sofrem da síndrome da “reunite” aguda?

Reunir, comunicar e partilhar são uma necessidade e, além disso, a liderança partilhada é uma prática corrente. Quando olha para a agenda e passa as manhãs todas da semana em reunião, ou quando as reuniões duram horas infindáveis e o seu trabalho acumula, o que é feito do foco no cliente, do nosso desempenho, da nossa produtividade, da capacidade de inovar ou de fazer crescer as nossas pessoas?

Reunimos porque nos habituámos a reunir, reunimos para partilhar e dar consciência do que estamos e não estamos a fazer, ou reunimos para alinhar perspectivas, tomar decisões, introduzir novas coisas e produzir mais do que o faríamos individualmente?!

Muitas vezes, quando estamos pela primeira vez com as Equipas nos nossos Programas de Acompanhamento, quando se fala em reuniões de equipa, os olhos reviram-se ou sai um “ugh” conjunto (em jeito de coro afinado), como se de nada valesse, como se do espaço de “levar na cabeça” se tratasse ou até de uma mera perda de tempo…

E as suas reuniões, quem servem e para que servem?!

Reunir ou não reunir, eis a questão…

Naturalmente que não podemos suprimir todas as reuniões, nem isso faz sentido, mas, se está em controlo do seu tempo, antes de convocar uma reunião, experimente colocar a si próprio as seguintes questões:

– A reunião é necessária?
– Quanto tempo vale?
– Temos tempo para a fazer?
– Quem deve participar?
– Quanto nos custa a reunião?
– Como deve ser estruturada e com que agenda?

Não reúna porque se habituou a reunir, reúna quando a reunião o levar mais longe. Não gaste o seu tempo e o dos outros se não for para gerar valor, e permita que os seus pares e colaboradores tenham tempo para fazer acontecer o que se define nas reuniões que, sendo uma mais-valia, decidimos fazer.

Veja em que situações a reunião presencial pode ser substituída por conference call, por trocas de e-mails ou mesmo por uma reunião mais parcelar, em que não seja necessário envolver tanta gente. Se há alturas em que a tecnologia nos ajuda, esta é uma delas.

E há que balancear a comunicação presencial com a não presencial. É verdade que pode ser mais fácil porque estamos todos juntos, mas pode sair muito caro à nossa actividade, por isso é importante percebermos o custo da reunião, para estarmos focados e a planearmos com vista à acção…

A promover reuniões de “serrar presunto”?

Sempre que promove uma reunião ou é convidado para participar numa, em traços gerais, que tipo de reunião está em causa?

– Reuniões informativas – reuniões de divulgação, de esclarecimento, que permitem clarificar objectivos e trocar ideias entre todos;
– Reuniões consultivas – destinadas a enriquecer um determinado tema, chamando as pessoas a dar a sua opinião, a contribuir com outras perspectivas e a aconselhar em torno da acção;
– Reuniões de gestão e negociação – que têm como propósito a decisão ou a negociação entre as partes envolvidas, resolvendo divergências e permitindo gerar consenso e compromisso.

Se as reuniões servem propósitos distintos, sabe sempre ao que vai ou dá isso a conhecer à sua equipa? Como convoca cada um para as reuniões? Como é convocado?

É neste aspecto que uma agenda pode fazer toda a diferença. O que vai tratar-se, em que tempo, quem é o responsável. Se cada um puder preparar-se adequadamente para que a sua presença, também ela, seja uma mais-valia, fará toda a diferença no resultado da reunião.

Reunimos, e depois?

Reunir não chega… é preciso fazer acontecer as ideias, as orientações, as decisões e os compromissos.

Estará a perguntar se vamos falar da acta… pois vamos!

Já diz o provérbio popular que “as palavras leva-as o vento” e o nosso envolvimento diário num número infindável de tarefas muito contribui para nos dispersarmos, sobretudo no que é novo e não está ainda assimilado na nossa agenda. Agora imagine se, no seu caso, passa mais de metade do tempo em reuniões…

Não digo que seja preciso uma minuta específica, mas uma série de bullets num corpo de um e-mail ou um memorando podem fazer toda a diferença no que se implementa ou faz acontecer a posteriori.

E cada reunião, se teve um propósito, tem que fazer diferença e ter consequência, tem que ser positiva e entusiasta, só assim se acrescenta valor e gera o tal compromisso. Cabe de seguida ao líder acompanhar as acções a empreender e fazer coaching de desempenho, para que os resultados surjam em tempo útil.