Porque não disseste…tu também não perguntaste…

Esta interação parece mentira, mas aconteceu na realidade há uns anos entre dois elementos de uma equipa. E sim, pasmem-se que esta equipa é jovem, tem um excelente ambiente entre todos e gostam de trabalhar em conjunto e exceder as expetativas do cliente.

Estas falhas de comunicação infelizmente acontecem e são mais frequentes do que imaginamos. Revelam, que mesmo em equipas onde existe bom ambiente, acontecem algumas falhas de comunicação. E o desafio é esse mesmo, como melhorar a comunicação na empresa e entre intra equipas.

Criar um clima de comunicação nas empresas é dos desafios maiores para uma equipa. Permitir entre todos um sentido de pertença por conhecerem os valores da empresa, terem amor à camisola e sentido de propósito.

Mas como criar esta comunicação entre todos? Como conquistar esta forma de fluxo de informação? Quais os fatores que podem condicionar a existência de melhor comunicação e de uma forma de esta permitir a cooperação entre todos, fazendo com que as diferentes equipas trabalhem umas com as outras e não umas ao lado das outras.

Procedimentos

A primeira fase é a criação de procedimentos bem delineados e workflows que envolvam as várias equipas, pois muito do trabalho está relacionado.

É comum termos numa empresa diversas equipas que trabalham de costas voltadas, pensando apenas na sua própria performance e com poucas interações entre as outras equipas.

Em empresas com diferentes departamentos, é normal existirem pequenas “guerras” entre eles. A produção muitas vezes tem problemas com as “exigências” dos comerciais ou do marketing, os comerciais queixam-se da falta de produto ou então da equipa da assistência técnica que não dá o apoio imediato, os serviços administrativos muitas vezes sentem as pressões dos comerciais e só para dar alguns exemplos…

E todas estas questões porque as equipas não conhecem os procedimentos internos e os das outras equipas, principalmente as zonas comuns entre eles.

Indicadores

Conhecendo os procedimentos e principalmente as zonas em que os departamentos têm de trabalhar em conjunto, a fase seguinte será conhecerem os indicadores de cada departamento.

Pode ser em formato Balance Scorecard, ou menos detalhado, mas conhecer os indicadores de medição de algumas das tarefas e dos diferentes departamentos permite também entender os fatores críticos de sucesso de cada um e como poderão estar relacionados.

Comunicação Interna

Este é o maior desafio! Reconhecemos diferentes abordagens para aumentar e melhorar a comunicação dentro da empresa.

Sempre que é recrutado um novo elemento para a empresa, seja para que departamento for, este deve passar uns tempos com as outras equipas. É importante conhecer a dinâmica das várias áreas da companhia e perceber na primeira pessoa, os desafios que têm diariamente e as pressões a que estão sujeitas. Só assim compreendem melhor o porquê de certos comportamentos e saberão melhor o que podem dar e o que podem pedir.

Se na sua equipa não costumam fazer isso, podem começar por quem já está a trabalhar na empresa e fazer o mesmo. Por vezes só vendo para interiorizarmos bem os desafios das outras equipas.

Partilhar informação relevante entre todos os departamentos, desde a criação de produtos novos a sucessos de clientes conquistados, passando pelo Marketing com a criação de imagens arrojadas ou da produção que esteve sem acidentes durante X dias. Estas pequenas peças de informação, criam entre todos os elementos da equipa um sentido de presença.

Celebrar as pequenas vitórias dos diferentes departamentos aumenta ainda a motivação das equipas, bem como a compreensão quando os resultados não correspondem ao esforço realizado. E acima de tudo entendem que não existe “o meu cliente”, mas o cliente da empresa, e que todos, com maior ou menor intensidade são responsáveis por entregar um serviço de excelência aos clientes. Se conseguir montar estes processos, decerto não escutará “porque não me disseste? Tu também não perguntaste…” na sua empresa.