Gestão de tempo??? É sempre à última da hora…

Normalmente é, e porque será que a gestão de tempo é algo tão complicado hoje em dia? Ou será que na sua empresa foi sempre assim?

Não tem a ver com a crise, com a troika, com o que se passa hoje em dia no país, mas influencia de alguma maneira… A gestão de tempo foi sempre um problema crítico nas nossas empresas.

Da nossa experiência de trabalho com equipas, frases como “agora é impossível…”, “nem penses nisso para já…”, “ando sem tempo para nada”, “o tempo não chega para nada” são habituais, e depois vem a sensação de que se terminou o dia sem nada feito.

Temos uma quase tradição em ser pouco produtivos em Portugal. Não é uma regra, e ainda bem, mas sou levada a concordar que muitas pessoas perdem índices de produtividade por ocuparem o seu tempo com actividades que não geram valor, nem para elas nem para a empresa.

Mas como conquistar tempo ao tempo para poder ter resultados diferentes, ser mais produtivo, conquistar clientes e ter sucesso?

Disciplina

Antes de começar a falar em gestão de tempo, tenho de falar em algo absolutamente essencial para gerir o tempo eficazmente, a disciplina para o fazer.

Do que temos visto em termos de produtividade, se tivermos de retirar um denominador comum, é este, a disciplina.

As pessoas que gerem eficazmente o seu tempo incorporam um conjunto de comportamentos e mantêm certos métodos com uma disciplina férrea. E se conhece os livros do Steven Covey sabe que esse é o elemento fundamental para conseguir gerir o tempo.

São vários os “truques” que podem ser experimentados, mas referimos alguns importantes:

– Programar a agenda com uma semana de antecedência é importante, e quando o fizer deixe espaços por preencher, pode ser necessário alterar uma reunião ou gerir um imprevisto

– Rever todos os dias o que foi realizado, para perceber se existem coisas a fazer no dia seguinte

– Reservar tempo na sua agenda para actividades de enriquecimento pessoal ou para exercício físico

– Dividir as actividades em urgente e importante e em não urgente mas importante. Se souber atribuir um grau de urgência e de importância às actividades que realiza, terá menos probabilidade de “ficar preso” em coisas que não acrescentam valor, não são necessárias de imediato, nem são importantes no curto prazo.

O tempo para os comerciais

Para as equipas comerciais, o tempo é ainda algo mais crítico de gerir, pois para além de monitorizarem os clientes antigos, têm ainda de fazer prospecção, propostas, gerir questões e problemas e negociar.

Mas, mais uma vez, podemos aumentar a produtividade dos comerciais com pequenos ajustes ao trabalho diário e ao que pode ser o planeamento comercial de cada um.

– De imediato, dividir os clientes em A, B e C para assim poderem entender onde investir mais tempo e onde apostar em termos estratégicos

– Criar planos de acção para cada um dos tipos de clientes, para que sejam garantidos os elevados níveis de qualidade a que estão habituados

– Levar a prospecção de forma séria. A prospecção, muitas vezes neglicenciada pelos comerciais, deve estar sempre a ser realizada. Se falhamos nesta fase, deixamos de encher o pipeline e o número de clientes pode reduzir sem nós termos outros para os substituir

– Pensar continuamente em estratégias de fidelização de clientes

– Preparar as reuniões comerciais de forma sistemática. O tempo de preparação ajuda a realizar reuniões mais direccionadas, mais focadas, e, como tal, mais produtivas.

O tempo para os líderes

Quando lideramos equipas, queremos que cada um sinta que é único e que temos todo o tempo do mundo para ele. Mas com esse comportamento arriscamo-nos a estar sempre a apoiá-los e, de algum modo, a “asfixiá-los”, sem os deixar arriscar, crescer e evoluir.

Por isso, como líder de equipa, delegue em confiança. O segredo está em 100% de responsabilidade e 100% de liberdade!

E se “investir tempo” a ensinar os seus colegas, terá mais tempo no futuro para outras funções que são da sua inteira responsabilidade.

Mas cabe a si também apoiar a gestão dos seus colaboradores:

– Evite reuniões sem agenda pré-definida e sem os temas estarem bem preparados e atribuídos a todos. Além disso, a reunião deve ter um horário e duração definidos, sem grandes margens para demoras

– Evite os “vampiros do tempo”. As pessoas que pedem “um minutinho” e acabam por estar consigo toda a tarde. Existem pessoas que necessitam de mais tempo que outras para comunicar. Tente educá-las no bom sentido, sem com isso perder a capacidade de escuta.

– Aproveite as horas mais produtivas para estar reunido com a sua equipa, as suas e as deles!

– Não faça micromanagement… Se ficar preocupado com todos os detalhes e pormenores do que fazem, nunca terá tempo para realizar outras tarefas!