Gestão de Tempo: Quando é que o contra-relógio chega ao fim?

Quando falamos em gestão de tempo parece que o contra-relógio nunca chega ao fim.

Pelo menos, não antes de sabermos o que nos faz correr!

Porque é que andamos então sempre a correr? Porque é que estamos sempre com a sensação de que a maratona nunca acaba, de que o contra-relógio nunca chega ao fim?

Se tivesse mais tempo, sabe para que o queria?

Conhece alguém que não diga que precisava de ter mais tempo? Talvez a resposta chegue no dia em que cada um de nós consiga parar para descobrir o que efectivamente faria com esse tempo de que achamos não dispor!
Nos nossos programas de dinamização empresarial a falta de tempo dos líderes, dos gestores e dos elementos das equipas é um denominador comum. Como devem imaginar, os desabafos do tipo “Se já não conseguimos responder ao dia-a-dia, como é que vamos dinamizar e fazer coisas novas?” ou então “Sinto-me sempre a correr atrás do prejuízo” são tão habituais…

Trazemos muitas vezes para cima da mesa a noção de eficiente e eficaz, de trabalharmos bem ou orientados para os resultados. O que é que nos leva mais além? Sermos excelentes cumpridores ou aportarmos mais resultados? Paramos e pensamos nisto? Ou estamos sempre a responder ao que já vem pensado de trás, sem questionar se a resposta que estamos a dar no presente é a melhor na construção do nosso futuro?

É que quando paramos, até sabemos para que queríamos mais tempo. Colocarmos estas questões a nós próprios, periodicamente, só nos ajuda! Senão vejamos, será que se revê em alguma das seguintes afirmações?

• Precisava de reunir com a equipa, mas não tenho tempo…
• Fazer follow-up? Com a quantidade de reuniões e propostas que tenho para fazer é impossível…
• Temos que lançar novas coisas, mas este trimestre já não consigo pensar nisso…
• Trabalhar só 4 dias por semana, isso é para quem pode…
• Ler um livro por semana? Não li nenhum nos últimos 6 meses…
• Ando para ir fazer um MBA, passo lá para me inscrever quando tiver tempo…
• Desporto? Eu bem queria, mas tenho lá tempo para isso…
• Prometi que ia buscar os miúdos à escola e ainda não vai ser hoje…

Pois… Quando é que vamos efectivamente trazer o importante e não urgente à nossa agenda?

Auto-disciplina

Já pensou o que precisaria de disciplinar melhor na sua rotina diária para eliminar o que o faz perder tempo? As “reuniões de serrar presunto” ou a “reunite aguda”, as “visitas casuais sistemáticas”, o telefone, o e-mail e o Facebook, as interrupções frequentes para atender “as urgências” (dos outros), a indefinição das responsabilidades e… não saber dizer não estão, tipicamente, entre os maiores desperdiçadores de tempo na actualidade.

Qual é a solução? Auto-disciplina! Reuniões com agenda previamente distribuída e timings definidos para quem for intervir, regrar os “clientes internos” para respeitarem o seu tempo, de forma a não ter a bateria do telemóvel em baixo às 11H00 da manhã, clarificar zonas cinzentas em termos de distribuição de funções, ver e responder aos e-mails em dois momentos do dia (quando fazê-lo não é crítico para o negócio, obviamente), educar o outro para o “não”, planear o dia seguinte antes de sair do escritório, deixar tempo livre para as “urgências” e para o pensamento criativo poderão estar entre as principais recomendações.

Lembre-se sempre de que o que não é urgente nem importante nos distrai, e que o que é urgente mas não importante assegura-nos uma sensação de ilusão diária pelo trabalho realizado, vulgo… “trabalhar para encher”.

Planeamento

Planear para fazer acontecer é uma velha máxima. Planeamos o ano, o trimestre, o mês, a semana, o dia seguinte?

Muitas pessoas ainda consideram que planear é uma perda de tempo, porque depois nada acontece. Eu diria que se respeitarmos 30% do plano já não é nada mau, a questão fulcral é que se nós não planeamos só fazemos face às urgências e ao curto prazo. Imaginemos que mesmo que cumpramos apenas os tais 30%, se nem esses 30% tivessem sido planeados, que percentagem deste valor teria sido realmente concretizada?
Planear é disponibilizar um roadmap, um conjunto de linhas de orientação, um guião para nós próprios e para os outros. Se não comunicarmos eficazmente com a equipa, se não partilharmos o plano de acção e se não envolvermos as pessoas, não será surpresa que nada aconteça. O planeamento não pode ser só nosso, tem que ser das equipas e as acções têm que integrar as agendas dos colaboradores responsáveis.
Bem vistas as coisas, se não nos colocarmos metas, como vamos saber que as atingimos? Compromisso e medição de resultados são fundamentais, é que não conseguimos gerir o que não medimos…

Delegar

Outra questão muito pragmática tem a ver com o âmbito do que asseguramos ou delegamos. Tudo o que faz precisava de ser feito por si? Ou, pensando bem, é caro demais para fazer certas coisas? …

Que tarefas puramente consumidoras de tempo é que ainda chama a si? Que resultados não está a trazer para a empresa por estar a desperdiçar o seu tempo nessas tarefas? O que o impede de começar a delegar tudo isso? Sei perfeitamente o que está a pensar… Demora tanto a explicar que é muito mais fácil fazer eu! No imediato, concordo inteiramente, mas fico-me por aí…

Para se poder delegar é certo que é preciso promover o desenvolvimento pessoal da equipa e criar nela as competências adequadas para que assegure novas tarefas. Mas se nunca investirmos nesta perspectiva, vamos sempre chamar tudo a nós, continuando a não ter tempo para fazer o que mais ninguém pode fazer por nós, e a má notícia é que, se nós não fizermos, ninguém faz… e depois lamentamo-nos porque os resultados diferenciadores não chegam.

Uma reflexão que sempre nos dá a confiança para delegar é termos bem presente que as pessoas crescem à medida dos desafios que lhes são lançados.

Não gaste o tempo que não tem, porque ele não volta atrás. O tempo é seu, não deixe que este lhe fuja!