A sua gestão de tempo, deixa-o fazer Ginástica?

Vamos falar de gestão de tempo. 

Desta vez, desafiamo-lo(a) a pensar na sua AGENDA! Ou geri-la não é uma ginástica constante?

Vamos usar um paralelismo…

No exercício físico existe uma componente de actividade física activa e uma componente de actividade física passiva.

A actividade física passiva é aquela que nos permite o exercício de acordo com o dia-a-dia: levar os miúdos à escola, andar mais um bocadinho porque estacionámos longe, correr para o comboio, subir a escada porque o escritório até é no 1º andar, passear na praia ao fim de semana, entre outros – é algo informal e não planeado, por isso é reactivo.

E a actividade física activa? Ir ao ginásio, correr ou andar de bicicleta periodicamente, o treino de futebol, as actividades acompanhadas pelo personal trainer , etc. – actividades formais, exercidas em local próprio, individuais ou em grupo, e planeadas. Para estas temos que nos inscrever, temos que ter a vontade e a proactividade para as fazer. Sem elas, se calhar, no curto prazo não há grande problema, mas no médio prazo a nossa saúde e o nosso bem-estar têm grande probabilidade de se ressentir…

“E o que é que isto tem a ver com a Agenda?”, perguntam vocês. Tudo!

Ser reactivo com a gestão da nossa agenda significa que alinhamos as respostas com o contexto e o dia-a-dia, com o que há para fazer, com os imprevistos e com as urgências que surgem, e que, geralmente, não sobra tempo para mais nada. Sabem quando falamos em correr atrás do prejuízo ou chamar tudo a nós próprios… pois, é isso! Ficamos sempre com a sensação de que não nos auto-disciplinámos, que planeámos ou delegámos mal, não é?!

Uma gestão pró-activa da nossa agenda implica definir tempos para determinadas actividades de planeamento, de orçamentação, de seguimento, de pensamento criativo (até mesmo para as do plano pessoal, como a dita ginástica) e, claro, respeitá-los. Se não bloquearmos estes tempos na agenda, sejam 2 horas ou 2 manhãs por semana, nunca vai haver tempo para que eles aconteçam, porque… já sabemos, há sempre imensa coisa para fazer! Não planear, não projectar nada de diferente numa semana ou num mês poderá não fazer grande diferença mas, se não o fizermos no trimestre, no semestre, no ano, já viu como estamos a comprometer seriamente o futuro da empresa?

Creio que na génese do desafio de uma melhor gestão de tempo está uma simples pergunta: Se eu tivesse mais tempo para que é que o queria? Ou seja, descobrir o que efectivamente faria com esse tempo de que achamos não dispor! Se, mais do que trabalharmos muito ou bem, queremos trabalhar orientados a resultados, haverá seguramente que manter e dinamizar o que já fazemos acertadamente e, mais do que isso, fazer coisas novas… lá está, trazer o não urgente à agenda!

E se está a pensar – “Ui, eu e a agenda somos um caso perdido. Até já fiz tantos cursos…”.

Não podemos melhorar se não tivermos consciência de como encaramos o tempo e como lidamos com ele. É importante estarmos conscientes de que as estratégias e as técnicas existem e estão ao nosso dispor para as aplicarmos. Mas nem tudo resulta com todos, a adequação à realidade de cada um, dependendo de se é mais centrado nas pessoas ou nas tarefas, é fundamental.

Vamos fazer esse diagnóstico? Gostaria de partilhar convosco o modelo que segue:

Os Promotores

• Para eles o tempo começa no futuro;
• Ritmo rápido, centrados nas pessoas;
• São pessoas sempre muito ocupadas, pare eles quase tudo é urgente, não se irritam com interrupções e têm tempo para pessoas interessantes
• Tipicamente dispersam-se um pouco, têm demasiados compromissos e estão horas a fio pendurados no telemóvel.

Os Facilitadores

• Têm uma perspectiva contínua do tempo (do ontem ao futuro);
• Ritmo lento, orientados às pessoas;
• Também muito ocupados, mas têm tempo para todos e, para eles, nada é urgente;
• Para além de terem demasiados compromissos, fazem inúmeras interrupções e não têm tempo para si.

Os Analisadores

• Possuem uma visão linear do tempo: ontem, hoje, amanhã;
• Ritmo lento, orientados às tarefas;
• São muito ocupados, muito pontuais, têm tempo para si e nada é urgente;
• Têm demasiados compromissos, as interrupções irritam-nos, não toleram atrasos e têm dificuldade em lidar com os imprevistos.

Os Controladores

• Consideram que o tempo é o presente – o aqui e o agora!
• Ritmo rápido, centrados nas tarefas;
• São enérgicos e com tempo para pessoas com experiência;
• Não pedem conselhos e angustiam-se com o passar do tempo.

Reviram-se?

Se sabe o que deveria estar na agenda e que ainda não está, se sabe como funciona a nível da gestão do tempo (promotor / facilitador / analisador / controlador), o próximo passo será adoptar as estratégias que lhe permitam, dia a dia, semana a semana, potenciar os aspectos positivos do seu perfil e melhorar os factores que exijam maior preparação, assertividade ou defesa e, dessa forma, tornar a sua gestão do tempo mais eficaz.
E por cada novo hábito que introduzir, seja persistente e esteja preparado para o repetir diversas vezes. Não se ganham hábitos a fazer uma coisa nem 3 nem 6 vezes…

Preparado(a)? Mãos à obra… ou à agenda, melhor dizendo! E se precisar de ajuda, conte connosco!