Já tratou dos seus quilinhos a mais?

Quando falamos de quilos a mais, provavelmente não faremos logo a ligação ao tema da “excelência“.  Mas venha comigo neste novo artigo e vai já perceber a ligação.

Chegámos à altura crítica de dietas e tratamentos. É uma azáfama aos cremes e tratamentos especializados, comprimidos e outras mezinhas e verificamos filas monumentais em todos os restaurantes de comidinha light, saladinhas e dietética.

Se o nosso corpo agradece, não posso deixar de pensar qual foi a última vez que a sua empresa “fez dieta”. E com a remoção de algumas gordurinhas extra estamos apenas e só a falar de todos os processos que ainda tem de fazer e que não acrescentam directamente valor à sua empresa… no fundo, toda a actividade não produtiva.

Provavelmente estará a pensar que a sua empresa até está bem magrinha e precisa é de engordar uns quantos quilos para se mostrar mais viçosa. Que a sua vida está sempre uma confusão e não tem tempo para nada, que a equipa está desfalcada e sobrecarregada, que no fundo estamos já “no osso” e não há onde cortar.
E se lhe dissermos que é sempre possível emagrecer um pouco num sítio para engordar outro?

A famosa gestão de tempo…

Um tema sempre na moda e actual. Não há tempo para nada. Mas já “parou” um pouco para pensar porque é que isso acontece?

Quantas funções estão atribuídas a si pelo simples facto de que não as conseguiu delegar em ninguém? Pode acontecer que não tenha ninguém a quem delegar, mas também pode dar-se o caso de ter receio de delegar certas funções. Muitas pessoas com quem trabalhamos admitem não só ter receio, como ainda pensam se não será melhor investir o tempo a fazer do que ensinar a fazer, para além da questão de que quando somos nós a fazer, temos a garantia de que está bem feito.

• Tire um tempo para apontar todas as tarefas que faz e todas as que são muito importantes e não consegue fazer
• Veja uma a uma a quem pode delegar
• Prepare a pessoa a quem vai delegar a acção, fazendo uma formação e medindo o sucesso de um modo mais intenso no início e menos ao fim de algum tempo

Os processos da empresa…

A certificação de uma empresa é das acções mais preciosas que se podem fazer. Permite um olhar crítico e clínico sobre os procedimentos da empresa nas várias vertentes, para além de, obviamente, permitir uma garantia de qualidade nos mesmos de forma reconhecida.

No entanto, muitas empresas “esquecem” um pouco os procedimentos e processos e a melhoria contínua é um cumprimento de requisitos ISO e não uma forma concreta e analítica de ver com outros olhos como poderemos melhorar.

• Que alterações foram feitas em cada um nos últimos 12 meses?
• Qual seria o processo para melhorar esse processo?
• Como poderia envolver mais ou menos as pessoas nessa questão?
• Ainda necessitamos desse processo?
• Poderia este processo ser conectado a outro?

A abordagem de PEx ou Process Excelence não é adoptada por muitas empresas, mas é de uma eficácia brutal. Os processos de melhoria de processos permitem desde cedo começar a preparar o futuro e a remover tudo o que não interessa num determinado processo.

Se pensar que ineficiência é tempo gasto e que poderia ser aproveitado noutra acção, imagine o tempo que desperdiça. Desde a criação de um processo de captura de leads até à gestão documental na sua empresa, tudo pode ser afinado mediante uma abordagem que permite a poupança.

E não estamos a falar em ciência de foguetões! Estamos a falar em remover toda a actividade não produtiva de um processo. Se contabilizasse os minutos que perde a falar com os seus colaboradores de assuntos não urgentes e muito menos importantes, compensaria largamente passar a uma abordagem de reuniões informais semanais para discutir este tipo de intervenção.

Se os seus comerciais detalhassem casos de clientes e escrevessem num quadro branco o plano de seguimento de cada proposta, não precisava de estar sempre a procurar saber mais informação.

Se todas as pessoas do apoio a cliente estiverem sensibilizadas para os custos inerentes à emissão de facturas (tempo acima de tudo) e se forem treinadas para questionar os clientes com a simples pergunta “Tem a certeza de que não necessita de mais nada?”, a poupança é enorme. Já fizemos isso várias vezes e o resultado é o aumento de linhas de produto por factura e a poupança em termos de custos de transporte.

Pense nisso!