Ao comunicar acha que fala outra língua?

Não tem por vezes a noção de que está a falar para estrangeiros? Ou que você é que virou estrangeiro e ninguém entende o que está a dizer? É das queixas que mais escutamos aos nossos clientes.

E podemos dizer que a maior fonte de problemas de uma empresa é a comunicação, ou a falta da mesma. Em muitas equipas temos todo um conjunto de confusões, mal entendidos, problemas, erosão da paciência e falta de objetividade que têm como base a comunicação deficiente.

A comunicação é uma peça fundamental na união dos colaboradores de uma empresa, e é muitas vezes subestimada pelos líderes de equipa. Não só é necessário apostar na sua quantidade, como acima de tudo na qualidade, para que todos entendam o que se passa na empresa e obtenham sem ruído a comunicação que lhes é útil para o dia a dia.

São alguns os passos a dar e investimento de tempo a ser feito para que a comunicação seja aberta, fluida e sem filtros numa empresa e partimos de alguns princípios muito simples:

Não têm de saber tudo

Ao contrário do que muita gente pensa, uma comunicação eficaz não é aquela em que todos os colaboradores sabem absolutamente tudo o que se passa no seu departamento e nos outros. De que forma acha que saber detalhes da parte da produção vai ser decisivo para a função e desempenho da equipa de financeiros?

O que cada pessoa tem de saber é o fundamental do seu departamento, o que são as linhas mestras de atuação da empresa e dados sobre os outros departamentos que possam ter algum impacto na sua função. Se os enchemos de dados, não só se aborrecem como podem ficar “presos” aos dados que menos têm a ver com a sua função e, por não estarem dentro do ambiente de outro departamento, geram-se boatos ou contrainformação.

Por isso, prepare o básico em termos de metas e objetivos do seu departamento e partilhe com a sua equipa. Depois apresente alguns dados sobre outros departamentos com os quais o seu está relacionado e explique-os à equipa.

Comunicar em vários sentidos

Quando fizer reuniões com os líderes de cada departamento, dê feedback, mas esteja preparado para o receber.

A comunicação nas empresas deve ser feita em vários sentidos. De cima para baixo, sendo as chefias a dar o exemplo e a comunicar com os líderes de departamentos, ou com os colegas sobre os planos formais e metas da empresa, e por sua vez estes com os colaboradores. Mas também deve ter o sentido de baixo para cima, ou seja, tem de existir um canal preferencial e uma abertura que permita a cada colaborador chegar ao nível de cima da organização, comunicar o que pode ser melhorado, ou o que gostaria de ver implementado.

E por fim para os lados, ou seja, comunicar com os outros departamentos para que se possam ajudar entre eles e criar sinergias importantes.

Comunicar de forma informal

Se a comunicação formal, seja em formato reunião, seja em formato brainstorming é importante, a comunicação informal tem um papel importantíssimo na melhoria da comunicação na empresa.

Mantendo as regras de respeito e de bom senso, as melhores conversas entre colegas podem ser realizadas em ambiente informal, sem data ou hora marcada, acompanhadas muitas vezes por um café ou cigarro. Não espere uma reunião formal para falar com certas pessoas da sua equipa, peça feedback e sugestões numa pausa ao longo do dia, “descomplique” a comunicação para que esta possa ser mais fluida e leve.

Cuidado com a “rádio alcatifa”

Já falámos dela várias vezes. Em equipas onde não existe liberdade/vontade de exposição existe a rádio alcatifa, ou seja, o “sururu” que acontece após a reunião, onde só aí os colaboradores falam e discutem uns com os outros os pontos quentes da reunião.

A rádio alcatifa mina a comunicação de uma empresa, faz acontecer falhas na mesma, perda de tempo e mau ambiente. Peça o contributo de cada pessoa na altura da reunião e não depois, escute e pense até que ponto os colegas podem ter razão, proponham temas para debate e pensem novas maneiras de chegar a resultados diferentes, mas todos na mesma língua.

Implementar planos de comunicação é dos desafios maiores que podemos ter numa equipa, acima de tudo porque demora sempre até se começarem a ver alguns resultados.