Comunicação: Alô, alô… D. Rosa!

Quem não se lembra desta fala do memorável António Silva no filme “O Pátio das Cantigas”? Nesse excerto do filme é feito um esforço tremendo por comunicar à D. Rosa que a filha tinha chegado do Brasil. É enviado um pombo-correio, um mocinho de recados, e até via telefónica se tenta avisar a senhora da boa notícia.

E isso fez-me pensar sobre a comunicação! Na sua existência ou na falta dela.

A comunicação é normalmente apontada como de importância fundamental para a criação de um bom clima organizacional. Quando trabalhamos com equipas em processos de desenvolvimento e consultoria, é um dos tópicos abordados quase de imediato, e na maior parte dos casos os motivos não são bons.
A comunicação é fundamental para que não só as pessoas possam perceber o rumo da empresa, como ventilar o que estão a sentir.

Se por um lado muitas empresas querem melhorar a sua comunicação interna, outras dispõem já de imensos mecanismos e planos de comunicação, mas sentem que a equipa não entende a necessidade dos mesmos e, mais importante e frustrante, não os cumprem.

Numa era em que estamos on-line “all the time”, porque será que comunicar ficou cada vez mais difícil?

O que é comunicar?

Comunicar, por definição, é um ato essencial ao homem para o seu desenvolvimento social e pessoal. É uma troca de informações, ideias, experiências e sentimentos entre duas ou mais pessoas, tornando comum o conhecimento trocado.

Por isso precisamos sempre de emissores, recetores e de uma mensagem – é fundamental para o correto desenvolvimento do ser humano.

Por isso, seja das bases para o topo, seja o inverso, tem de ser uma comunicação clara, tem de incluir uma mensagem, tem de ser feita e tem de ser escutada.

Os suportes para comunicarmos são cada vez mais diferentes. Temos sem dúvida as tecnologias ao nosso serviço, mas temos também o diálogo, os media, fotografias, imagens e sinais que nos comunicam informação.

Quando não há comunicação

Muitos colaboradores sentem que falha a comunicação nas empresas. As queixas frequentes são a falta de conhecimento das guidelines da estrutura ou o não conseguirem entender o rumo de certas estratégias.

Reclamam ainda “tempo de antena” junto das chefias para que possam comunicar o que sentem e perceber o que se passa.

Outros queixam-se que os colaboradores não dizem nada e que se sente uma calma aparente sem se conhecer o real estado na nação.

Vamos pensar um pouco… quantas ocasiões temos para comunicar e não o fazemos? Será que estamos a complicar a aplicação do plano de comunicação na empresa?

São muitas as formas:

• Crie um quadro de avisos para que todos possam ver certas ações importantes e atualize-o frequentemente
• Aproveite o e-mail para comunicar sucessos dos vários membros da equipa
• A lista de aniversários tem de estar nos PC de todos os colaboradores, para que possam celebrar e desejar felicidades uns aos outros
• As pausas para o café são momentos fantásticos para comunicar
• Crie momentos de reunião sem serem em demasia. Desafie os seus colaboradores a pensarem maneiras de comunicarem mais e melhor – o que precisam, o que lhes faz falta, o que gostariam de saber, como gostariam de comunicar, etc.
• Criar um jornal da empresa em que todos dão o seu input é interessante e simples de fazer… basta querer!
• A visão e missão deve ser explicada quando existe, e se não a tem, crie uma com a ajuda da sua equipa
• As novidades como nascimentos, aquisições e aposentações são acontecimentos que importa partilhar

Quando há comunicação

É frustrante ver que os meios estão à disposição das equipas e não são utilizados ou não são percebidos como úteis. Por vezes porque não entendem o impacto do meio, outras porque as chefias não dão o exemplo e, por consequência, será difícil as equipas fazerem o mesmo.

Tirem partido da comunicação que têm! Façam uso da mesma para se envolverem mais na empresa. Envolvam todos num processo de melhoria contínua!

Criem um lema do ano e envolvam toda a informação trabalhando-a em redor desse lema!

A motivação tem muitas vezes a comunicação por base, por isso provavelmente não é muito difícil motivar a sua equipa como poderia pensar!