Comunicação: A sua empresa tem barragens?

Quando falamos de comunicação, um dos principais problemas que afectam as empresas nos dias que correm é o fenómeno das “barragens”.

Uma barragem, como sabemos, é uma presa de água que impede o natural fluxo de água de um rio. Mas se no caso das barragens elas existem para fins positivos, no caso das empresas já não é tanto assim.

Imagine por exemplo um rio dentro da sua empresa que une todos os departamentos: finanças, comercial, produção, marketing, etc.

Se o fluxo desse rio não for livre, o que acha que acontece?

Por exemplo, se o seu departamento de marketing e o seu departamento comercial estiverem separados por uma barragem, a informação do terreno recolhida pelos vendedores não passa para o marketing.

Resultado: peças de marketing e campanhas pouco optimizadas.

Se o seu departamento de produção e o seu departamento comercial têm uma barragem entre si, o que acha que irá acontecer???

Uma inevitável falha de comunicação que leva a que os clientes não tenham os seus produtos nas datas que deviam ou, se for no sentido inverso, produtos que não estão a ter total aceitação por parte dos clientes ou então desenquadrados da oferta que a concorrência lhes está a oferecer.

O fenómeno das barragens tem também um problema adicional: é que apesar de ser praticamente lógico pensar que em tempos de crise se devia fazer um esforço para diminuir tudo isto, a verdade é que quanto maior for o stress organizacional, maior incidência tem este fenómeno.

Quanto mais tememos pelo nosso posto de trabalho mais temos tendência a fechar-nos e a não deixar que a informação flua.

Agora como é que tudo isto se combate?

Principalmente com um sentido de visão inspirado pela liderança da empresa e, acima de tudo, com muita comunicação entre todos.

O fundamental nestas situações é que os quadros de direcção de topo se unam e “falem” sobre tudo isto, inspirando no resto das pessoas uma visão comum que inspire ela própria o alinhamento empresarial.

Nestas alturas é mais do que nunca necessário que se estabeleçam canais de comunicação claros que permitam resolver os problemas rapidamente e facilitar o alinhamento dos diferentes departamentos, impedindo desta forma a formação de barragens.

Recentemente, num projecto com uma das empresas nossas clientes que nos procurou após um inquérito de satisfação ao cliente ter dado resultados extremamente negativos, foi-nos solicitado que os auxiliássemos na criação de um programa de formação e intervenção.

Após reuniões com os diversos departamentos envolvidos, tornou-se claro para nós que estávamos novamente na presença de uma empresa com “barragens”.

Normalmente privilegiamos soluções simples, pois por norma são as mais eficazes. Se eu, que faço parte da empresa, não entender a solução e de que forma é que vai beneficiar a empresa onde trabalho, como é que a vou aceitar e utilizar?

Numa primeira fase reunimos com a Direcção da empresa e através de uma metodologia própria promovemos aquilo que na nossa gíria chamamos “sessão de colocar o elefante em cima da mesa”.

Provavelmente estará a pensar: o que é o “elefante”?

O elefante é aquele problema que todos vêem, mas de que ninguém fala…

Sabe aquele que está ali mesmo à frente, mas que normalmente ninguém refere? Há tanto tempo que ele existe, para quê falar?

Em muitos dos projectos que fazemos existe este tipo de situações. Se não forem expostas, por mais que se invista em mudança ela não acontece ou então tem uma alta probabilidade de tudo voltar ao mesmo passado pouco tempo.

Numa segunda fase, promoveu-se este tipo de sessões por toda a organização, estabelecendo de uma forma clara a comunicação entre todos os departamentos e a procura de soluções e resolução clara e aberta dos problemas encontrados.

Hoje em dia o alinhamento é de tal ordem na empresa que no refeitório existe um conjunto de quadros onde todos têm a possibilidade de colocar os problemas que encontram.

A única regra é que ao lado do problema a pessoa que o refere tem de apresentar também uma possível solução.

E na sua empresa? Imperam as “barragens”?